INFORMACE PRO OZNAMOVATELE - OZNAMOVÁNÍ PROTIPRÁVNÍHO JEDNÁNÍ
Společnost ACO Industries k.s., IČO: 481 19 458, se sídlem Havlíčkova 260, 582 22 Přibyslav (dále také „ACO“ nebo „my“) zavedla vnitřní oznamovací systém v souvislosti se zákonem o ochraně oznamovatelů. V tomto dokumentu naleznete základní informace o tom, jak můžete oznámení podat a co se bude následně dít.
Nevíte o co se jedná? Od 1. 8. 2023 musí každá společnost zaměstnávající více než 250 zaměstnanců zavést vnitřní oznamovací systém, v rámci kterého umožní pracovníkům a dalším osobám uvedeným v zákoně podávat oznámení o možných protiprávních jednáních na pracovišti ACO.
Pokud jste:
zaměstnanec,
agenturní zaměstnanec,
dočasně přidělená osoba,
osoba pracující na základě dohod o pracích mimo pracovní poměr (DPP/DPČ),
stážista, uchazeč o zaměstnání,
osoba vykonávajících práva spojená s účastí v ACO jako právnické osobě,
člen orgánů ACO jako právnické osoby, osoby plnící úkoly v rámci činnosti ACO jako právnické osoby v jejím zájmu, jejím jménem nebo na její účet,
můžete učinit oznámení. O čem? To se dozvíte níže v tomto dokumentu.
ACO tímto výslovně informuje, že vylučuje přijímání oznámení od:
osob působících u ACO na základě smlouvy o spolupráci jako OSVČ,
dodavatelů, poskytovatelů služeb, stavebních prací nebo jiných obdobných plnění.
JAKÉ JEDNÁNÍ MÁ BÝT OZNAMOVÁNO?
Zákon o ochraně oznamovatelů byl přijat, aby chránil pracovníky v situacích, kdy jsou svědky protiprávního jednání a chtějí ji bezpečně oznámit. V minulosti totiž ve světě existovalo mnoho případů, kdy za oznámení protiprávního jednání na pracovišti byli pracovníci sankcionování či jinak postihováni. Protože vás chceme ujistit, že u nás k ničemu takovému docházet nebude, vytvořili jsme bezpečné prostředí pro oznamování.
Pokud jste svědky jednání, které:
Má znaky trestného činu;
Během pracovní doby vidíte, jak jiný zaměstnanec krade, snaží se uplácet úředníky, plánuje podvést zákazníky, způsobí škodu na životním prostředí nebo plánuje takovou škodu způsobit. Trestní zákoník má mnoho tzv. skutkových podstat. Pokud máte podezření, že by se mohlo jednat o trestný čin, raději jej nahlaste.
Má znaky spáchání přestupu, za který právní předpis stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100 000 Kč;
Typickým příkladem v této oblasti je porušování povinností v oblasti bezpečnosti práce. Pokud například máte podezření, že pracovník nedodržuje povinnosti BOZP, případně, že je neplní ACO, jedná se o přestupek dle zákona o inspekci práce.
Porušuje zákon o ochraně oznamovatelů;
Pokud například budete svědky, kde vašeho kolegu sankcionuje či šikanuje vedoucí pracovník za to, že učinil oznámení dle tohoto dokumentu. V takovém případě je totiž kolega vystaven odvetným opatřením, což zákon zakazuje.
Porušuje právní předpisy nebo předpisy Evropské unie v oblasti finančních služeb, povinného auditu a jiných ověřovacích služeb, finančních produktů a finančních trhů;
Zjistíte informace, že dochází k falšování účetních závěrek při auditech.
Porušuje právní předpisy v oblasti daně z příjmů právnických osob, předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, ochrany spotřebitele, bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích, ochrany životního prostředí, hospodářské soutěže, veřejných dražeb a zadávání veřejných zakázek, ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví;
Zde spadají jakákoliv oznámení, při kterých jste svědkem porušování dalších předpisů. Například nepřípustné znečišťování životního prostředí, budete svědky nekalých obchodních praktik, výrobky budou označovány protiprávně apod.
Porušuje právní předpisy v oblasti ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů, ochrany finančních zájmů Evropské unie nebo fungování vnitřního trhu včetně ochrany hospodářské soutěže a státní podpory podle práva Evropské unie;
Typickým příkladem zde bude právě oblast ochrany osobních údajů. Pokud máte podezření, že jakýkoliv pracovník nezákonně nakládá s osobními údaji, můžete učinit oznámení.
Je velice důležité, že nemusíte být u toho, že je jednání ohledně činů uvedených výše dokonáno, postačí, pokud máte podezření, že takové jednání hrozí a máte důvodné pochyby, že by mohl následek v budoucnu nastat.
I zákon o ochraně oznamovatelů má však své limity. Pokud byste činili oznámení o skutečnostech, které se týkají bezpečnosti České republiky (například by šlo o zakázku pro armádu), takové oznámení bychom nemohli posuzovat podle tohoto zákona o ochraně oznamovatelů. Tyto informace jsou totiž z oznámení vyloučeny. Konkrétní výčet takto vyloučených oblastí naleznete v § 3 odst. 3 zákona o ochraně oznamovatelů (zejména jde o bezpečností otázky, zpravodajské služby apod.).
KDO OZNÁMENÍ ŘEŠÍ?
Vaše oznámení přijme řešitel oznámení, kterým je personální ředitelka ACO, přičemž konkrétně se jedná o Ing. Ivu Ulrichovou (telefonní číslo pro kontakt na řešitele oznámení: +420 725 210 649, e-mail: iulrichova@aco.cz). Oznámení může být řešeno také externě, a to konkrétně v souladu se směrnici č. SM_HR006, o řešení oznámení.
Řešitel oznámení je vázán mlčenlivostí a bude chránit vaši identitu a informace, které jste poskytli při podání oznámení. Jinými slovy, řešitel oznámení nikomu nesdělí nic důvěrného, pokud k tomu nedáte souhlas. Pokud však ACO zjistí, že oznámení je vědomě nepravdivé, ochrana se na vás nevztahuje, můžete dostat pokutu dle zákona o ochraně oznamovatelů, a také mohou být učiněna další opatření ze strany ACO (ochrana podle zákona o ochraně oznamovatelů se na vás v takovém případě nevztahuje).
JAK PODAT OZNÁMENÍ?
Oznámení můžete podat:
Prostřednictvím webové stránky: https://www.nntb.cz/c/s2z25ucx nebo mobilní aplikace NNTB: Schránka důvěry, což zajistí maximálního ochranu vašeho soukromí – oznámení lze podat zcela anonymně. Tuto ochranu lze ještě podpořit tím, že využijete jiný než váš pracovní počítač či přístup z naší firemní sítě, aby nemohla být vaše identita zjištěna ani z vaší digitální stopy.
Ústně v sídle společnosti ACO či v jiném místě stanoveném na základě dohody s řešitelem oznámení prostřednictvím e-mailu uvedeného výše. Ústní podání oznámení vám bude umožněno v přiměřené lhůtě po podání vaší žádosti, nejpozději však do 14 dnů.
V případě, že učiníte oznámení jiným způsobem, než prostřednictvím kanálů uvedených výše (například prostřednictvím schránky na dotazy, e-mailu dotazy@aco.cz nebo e-mailu personální ředitelky), nebude takové oznámení považováno za oznámení ve smyslu zákona o ochraně oznamovatelů. ACO jej tak může vyřídit jiným způsobem a Vám nenáleží ochrana dle zákona.
MOŽNOST EXTERNÍHO OZNÁMENÍ
Kromě vnitřního oznamovacího systému umožňuje zákon o ochraně oznamovatelů využít také další způsoby oznámení. Na rozdíl od interního řešení ale nemůžeme garantovat rychlou reakci na vaše oznámení a promptní přijetí opatření k nápravě. Těmito externími způsoby oznámení jsou:
Oznámení prostřednictvím oznamovacího systému Ministerstva spravedlnosti, který je dostupný na této adrese: https://oznamovatel.justice.cz/. V takovém případě bude oznámení řešeno výhradně ze strany Ministerstva spravedlnosti.
Oznámení prostřednictvím uveřejnění, například do médií, to však jen v případech vyjmenovaných v § 7 odst. 1 písm. c) zákona o ochraně oznamovatelů:
ACO nebo Ministerstvo spravedlnosti nepřijalo ve lhůtách stanovených v tomto dokumentu, případně v zákoně o ochraně oznamovatelů, vhodné opatření, zejména řešitel oznámení neposoudil důvodnost oznámení, nebyla přijata opatření k nápravě či mimořádná opatření;
máte oprávněný důvod se domnívat, že jednání uvedené v oznámení může vést k bezprostřednímu nebo zjevnému ohrožení vnitřního pořádku nebo bezpečnosti, života nebo zdraví, životního prostředí nebo jiného veřejného zájmu nebo ke vzniku nenapravitelné újmy.
V případě, že učiníte oznámení prostřednictvím některé z výše uvedených možností, náleží vám ochrana podle zákona.
JAK JE OZNÁMENÍ ŘEŠENO?
Do sedmi kalendářních dnů vám písemně řešitel oznámení potvrdí přijetí vašeho oznámení, ledaže jste řešitele oznámení výslovně požádali, abyste o přijetí oznámení nebyli vyrozumíváni, nebo je zřejmé, že vyrozuměním o přijetí oznámení by došlo k prozrazení vaší totožnosti jiné osobě̌, aniž byste k tomu udělili souhlas.
Řešitel oznámení na základě informací od vás prošetří okolnosti oznamovaného jednání ve společnosti. Následně navrhne opatření na zabránění pokračování oznamovaného jednání a nápravu stavu. Přijetí a realizaci těchto opatření řešitel oznámení také kontroluje. Společnost ACO vůči vám nepodnikne žádné negativní (odvetné) opatření v souvislosti s podáním oznámení, jako je rozvázání pracovního poměru, snížení mzdy nebo jiné znevýhodnění, přeložení na jinou práci apod.
Řešitel oznámení vás nejpozději do 30 dnů vyrozumí o tom, jak bylo oznámení posouzeno a jaká opatření byla navržena. Ve složitých případech může být lhůta prodloužena až o 60 dnů.
DŮLEŽITÉ INFORMACE PŘED PODÁNÍM
Oznamovací systém neslouží k vyřizování účtů mezi kolegy. Můžete podávat pouze pravdivá a autentická oznámení. Nelze podávat vědomě nepravdivá oznámení. Pokud toto učiníte, zákon vás nechrání a mohou proti vám být přijata další opatření a můžete nést následky jak ze strany společnosti, tak ze strany poškozené osoby a státních orgánů.
Pokud zároveň chcete zachovat maximální důvěrnost celého oznámení, neřešte jej s dalšími kolegy a veškeré další informace předávejte pouze řešiteli oznámení.
Při podávání oznámení se také nelze dopouštět jednání, které by naplnilo skutkovou podstatu trestného činu.
Konkrétní procesy a činnosti ACO v rámci vnitřního oznamovacího systému naleznete ve směrnici č. SM_HR006, o řešení oznámení.
INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Nad rámec informací o tom, jak můžete učinit oznámení bychom vás také chtěli informovat o zpracování osobních údajů. Protože se zavedením tohoto oznamovacího systému se nedílně pojí také nutnost zpracovávat vaše osobní údaje, v této části vás chceme seznámit s tím, jak budeme s osobními údaji pracovat, proč tak budeme činit a další specifika zpracování.
Správcem osobních údajů jsme my, společnost ACO.
JAKÉ OSOBNÍ ÚDAJE BUDOU ZPRACOVÁVÁNY?
Jelikož je možné přes vnitřní oznamovací systém předat některé vaše osobní údaje, budeme zpracovávat:
vaše identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození, vaše identifikace);
vaše kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní číslo, adresa pro doručování);
informace obsažené v samotném oznámení;
další informace získané v průběhu řešení oznámení;
logy a další technické údaje získané, pokud budete přistupovat do aplikace NNTB.
PROČ BUDOU OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁNY A NA ZÁKLADĚ JAKÉHO PRÁVNÍHO ZÁKLADU?
Všechny vaše osobní údaje budou zpracovávány za účelem vyřešení vašeho oznámení, jeho vyhodnocení a navržení dalších opatření v souvislosti s učiněným oznámením. Tyto účely nám stanovuje zákon č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů, proto je právním základem tohoto zpracování plnění zákonné povinnosti.
JAK DLOUHO BUDOU VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁNY?
Vaše osobní údaje budeme zpracovávat po zákonem stanovenou dobu. Ta je nastavena na dobu 5 let ode dne přijetí oznámení. Evidence údajů o přijatých oznámeních je vedena v elektronické podobě v nástroji NNTB. Fyzicky jsou dokumenty uloženy u řešitele oznámení a ke všem informacím nemá nikdo jiný přístup.
SDÍLENÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Celý oznamovací systém je založen na maximální důvěrnosti. K vašim osobním údajům se tak primárně dostane pouze řešitel oznámení, případně s vašim souhlasem také další pracovníci ACO. Technické řešení oznamovacího software pro nás zajišťuje společnost FaceUp Technology s.r.o., která však pouze zajišťuje technický chod a k osobním údajům ani dalším informacím nebude nijak přistupovat. V případě, že bude oznámení vyžadovat zapojení externího řešitele, mohou být informace předány tomuto externímu řešiteli.
SPECIFIKA VAŠICH PRÁV
Všechna vaše práva bude vyřizovat pouze řešitel oznámení.
V případě, že uplatníte svá práva podle GDPR a budete požadovat informace o prováděném zpracování, může dojít k tomu, že této žádosti nebude vyhověno. K tomu může dojít zejména ve chvíli, kdy budou osobní údaje zpracovávány o vás jako o osobě, která potenciálně porušila právní předpisy a je předmětem oznámení.
V takovém případě by řešitel oznámení musel vyhodnotit, zda by vyhověním žádosti subjektu údajů nemohlo dojít k maření prošetřování oznámení, ztížení přijetí nápravných opatření či odhalení totožnosti oznamovatele. O výsledku posouzení žádosti pak řešitel oznámení informuje přímo žadatele, bude-li takový postup adekvátní.
Další podrobnosti o zpracování osobních údajů, včetně výčtu vašich práv jsou uvedeny ve Vnitropodnikových (mezipodnikových) pravidlem o ochraně osobních údajů.